Skaitmeninės instrukcijos efektyviausias būdas pradėti įmonės skaitmenizaciją

Triniti
Karolina Laurynaitė, Triniti Jurex asocijuotoji partnerė, advokatė

Triniti Jurex nuolat ieško būdų, priemonių kaip klientams pasiūlyti patogesnius, patrauklesnius („user friendly“) ir modernius teisinius sprendimus, kurie klientams reikalingi jų darbinėje veikloje. Taip pat nuolat ieškome būdų kaip mums patiems, kaip komandai, dirbti sklandžiau, turėti trumpesnius procesus ir tiesiog labiau mėgautis mūsų kasdieniu darbu. Kai su Talentator pasikalbėjome apie skaitimenines instrukcijas pirmiausia pagalvojau: koks nerealiai paprastas ir kartu „turtingas“ sprendimas pateikti informaciją vartotojui suprantamai ir patraukliai.

Ne ką mažiau svarbus man pasirodė kainos ir investicijų aspektas: daugelis verslų vis dar galvoja, kad žengti į skaitmeninius sprendimus ir pradėti savo organizacijos skaitmeninę transformaciją yra labai brangu. Skaitmeninės instrukcijos puikus pavyzdys, kad žengti skaitmenizacijos keliu galima pradėti pamažu su tikrai nedidelėmis finansinėmis investicijomis.

Spartesni ir sklandesni procesai

Darbuotojų įvedimo, instruktavimo, supažindinimo su pokyčiais organizacijoje procesas bus ne tik spartesnis, tačiau ir daug sklandesnis.

Nebeliks chaoso tikrinant, kuris iš 100 darbuotojų nesusipažino su viena ar kita vidine organizacijos politika ar tvarka, kur pasimetė parašų lapas ir t.t. (Mano patirtis rodo, kad kiaulystės dėsnis galioja: jei tarp organizacijos ir darbuotojo kyla ginčas, trūks būtent to darbuotojo parašo ant vidinių tvarkų, nes vadovas pamiršo užbaigti formalumus.). Skaitmeninės instrukcijos įmonėms garantuos sklandesnį procesą, mažiau klaidų, mažesnį poreikį administraciniam darbui bei apskritai – trumpesnį procesą.

Skatmeninės instrukcijos NO SURPRISES!

Be to, naudojant skaitmenines instrukcijas, darbuotojai bus labiau įsitraukę: geriau atsimins organizacijos vidines taisykles vienais ar kitais klausimais, savo pareigas ir atsakomybes. Sąmoningos organizacijos siekia ne tik formaliai atitikti Darbo kodekso reikalavimus, jos nori, kad darbuotojai jaustųsi atsakingi už save ir kolegas, pastebėtų problemas, jų neignoruotų. Taigi, skaitmeninės instrukcijos puikus būdas būti arčiau savo darbuotojų, komunikuoti su jais autentiškiau.

„Segtuvams ne“

Mintis „Segtuvams ne“ atliepia mano pačios darbo praktiką. Per profesinę karjerą kaip advokatei teko daug kartų atstovauti darbo teisės ginčuose ir įrodymų surinkimo procesas tokiuose ginčuose dažniausiai reikšdavo krūvas mėlynų ar baltų segtuvų, parašų lapų.

Dažnai vieno ar kito lapo vis trūkdavo, nes kas nors (ne iš blogos valios) pamiršo tą lapą įsegti, išėmęs grąžinti, koks nors segtuvas pasimetė kraustantis iš vieno biuro į kitą, ir t.t. Popierinė dokumentacija užima daugiau vietos, teisiškai svarbūs ir reikalingi dokumentai gali pasimesti ir galiausiai tai ­netvarus sprendimas.

Skatmeninės instrukcijos NO SURPRISES!

Persikėlus į skaitmeną šios problemos išsprendžiamos. Šiandieninė organizacija gali investuoti į saugius virtualius duomenų laikymo sprendimus ir turėti visiškai virtualias darbuotojų bylas. 

Kai prireikia informacijos apie tai, kad darbuotojas yra susipažinęs su viena ar kita vidine politika, pakanka iš skaitmeninių instrukcijų įrankio išsiimti informaciją apie konkretaus darbuotojo prisijungimus prie skaitmeninių instrukcijų įrankio.

Beje, skaitmeninės instrukcijos gali būti taip pat puikiai pritaikomos organizacijoje, kuriose darbuotojai kasdien darbo reikmėms nesinaudoja kompiuteriu, kaip ir tose, kur kompiuteris pagrindinė darbo priemonė (sprendimui panaudoti užtenka mobiliųjų telefonų ar planšečių gamybinėse patalpose).

Visos įmonės nori būti modernios

Jei paklaustumėt verslo organizacijų, ar jos nori būti modernios, turbūt nerastume tokios, kuri sakytų, „ne, mes norime likti ten kur esame ir dirbti kaip dirbome pastaruosius 20 metų“. 

Žmonių smalsumas lemia, kad modernėti nori daugelis, tačiau pradėti daryti nežinomus dalykus sunku. Verslo procesų skaitmenizaciją dažniausiai siejame su sudėtingomis sistemomis, kurias reikia arba programuoti ir kurti nuo nulio arba nusipirkus jau sukurtas daug adaptuoti, pritaikyti. Taigi, daugelis organizacijų susilaiko nuo skaitmenizacijos iniciatyvų, nes negali matyti proceso apimties, kiek jam įgyvendinti reikės laiko.

Ne mažiau svarbus ir kainos bei investicijų aspektas: daugelis verslų galvoja, kad žengti į skaitmeninius sprendimus ir pradėti savo organizacijos skaitmeninę transformaciją yra labai brangu.

Skaitmeninės instrukcijos puikus pavyzdys, kad žengti skaitmenizacijos keliu galima pradėti pamažu su tikrai nedidelėmis finansinėmis investicijomis. Pabandžius ir turėjus gerą patirtį daug lengviau planuoti naujus skaitmenizacijos projektus organizacijoje, nei užsimoti viską keisti iš karto. Taigi „dramblio valgymui po gabaliuką“ skaitmeninės instrukcijos labai tinkamas įrankis.