Kaip saugoti asmens duomenis vaizdo skambučių metu?

Triniti

COVID-19 karantino raginimas likti namie bei darbo organizavimas nuotoliniu būdu padidino vaizdo skambučių ir vaizdo konferencijų poreikį. Darbuotojai tiek tarpusavio bendravimui, tiek bendravimui su klientais bei partneriais ėmė naudoti naujas ar tik asmeninėms reikmėms naudotas bendravimo programas. Tad pateikiame keletą patarimų, kaip bendrovėms vaizdo pokalbius naudoti saugiai, nepažeidžiant asmenų privatumo bei duomenų apsaugos taisyklių:

  • Darbuotojams pateikite aiškų vaizdo pokalbiams naudotinų programų sąrašą, taip pat nurodykite kokie komunikacijos kanalai kokiems tikslams gali būti naudojami (pavyzdžiui vidiniam bendravimui, bendravimui su klientais ir pan.). Rekomenduokite vengti naudotis sąraše nesančiomis pokalbių programomis. Jei partneris ar klientas vaizdo pokalbiams siūlo naudoti kitokią, nei bendrovės naudojamą programą, rinkitės išbandytus ir žinomus vaizdo pokalbių sprendimus. Taip pat galite parengti draudžiamų (dėl saugumo ar kitų priežasčių) naudoti programų sąrašą. 
  • Stenkitės užtikrinti, kad darbuotojai, prisijungimui bei komunikacijai per pasirinktas programas, naudotųsi darbo paskyromis, darbiniais el. pašto adresais, telefono numeriais ir pan., taip išvengiant nereikalingo asmeninių kontaktų ar socialinių tinklų informacijos rinkimo.
  • Supažindinkite darbuotojus su vidinėmis asmens duomenų tvarkymo bei saugojimo taisyklėmis, taip pat veiksmais, kurių darbuotojas privalo imtis įvykus incidentui su asmens duomenimis.
  • Įdiekite ar patarkite darbuotojams įgyvendinti tinkamas saugos kontrolės priemones, tokias kaip slaptažodžių ar pakvietimų naudojimas, siekiant bendrauti vaizdo pokalbiuose, dalijimosi vaizdo pokalbių duomenimis apribojimas, jungimasis per VPN ir pan.. 
  • Patikrinkite arba paskatinkite darbuotojus įsitikinti, kad įrenginyje, kuris naudojamas vaizdo skambučiams, yra būtini atnaujinimai, tokie kaip operacinės sistemos atnaujinimai (pvz., „IOS“ ar „Android“), programinės įrangos / antivirusinės programos naujiniai ir pan.. 
  • Patarkite darbuotojams, prieš vaizdo pokalbį įsitikinti, kad jis vyks saugioje aplinkoje ir į vaizdo kameros lauką nepateks pernelyg daug privačių darbuotojo asmens gyvenimo detalių, pašalinių asmenų, nebus matoma konfidenciali informacija. 
  • Įpareigokite darbuotojus be reikalo nesidalinti  bendrovės pokalbių įrašais ar dokumentais programose, kuriose šie duomenys gali būti viešai prieinami, perduodami nesaugiais būdais ar kur nenustatytos aiškios tokių duomenų saugojimo ir ištrynimo sąlygos. 
  • Prieš skelbiant vaizdo įrašą ar vaizdo skambučio nuotraukas, apsvarstykite ar tokie vaizdai nepažeis kitų asmenų privatumo bei duomenų apsaugos sąlygų. 

Naudokimės naujais darbo įrankiais atsakingai, gerbkime tiek savo darbuotojų, tiek ir kitų asmenų teises bei privatumą.

Susisiekite su Akvile: akvile.buzinskaite@triniti.lt